רוצה לפרסם כתבה? מלא פרטים:
כבר כמה שנים טובות שקיום אירועים עסקיים הפך לקונצנזוס בקרב חברות, בלי קשר לגודלן. באם מדובר באירוע לכבוד סיום השנה ותחילת השנה החדשה, או שמדובר באירוע גיבוש צוותי העבודה, או תחילת פרויקט חדש. האירועים העסקיים יכולים להתקיים לאורך כל השנה. בדרך כלל החברות שוכרות אולמות ייעודיים לקיום האירועים, באם מדובר בהפקת אירוע אינטימי ואז אולם ייעודי במסעדה יכול אפילו להתאים, או באירוע בעל משתתפים רבים, ואז אולם תיאטרון לדוגמא יכול להתאים.
בשל העובדה שאירועים כאלה הפכו לפופולריים כל כך, וכי כל חברה רוצה לקיים את האירוע המוצלח ביותר, השלבים הלוגיסטיים של התכנון ההקמה והביצוע הפכו להיות מורכבים יותר מפעם.
אז איך הפקת אירוע עסקי נעשית בצורה נכונה? קבלו 5 טיפים:
- יעדים ומטרות
יעדים לאירוע יוגדרו בשלב הראשוני של התכנון. כתיבת היעדים היא השלב התיאורתי. ניתן לשלב גם את החזון לאירוע במהלך הכתיבה. זה השלב להתפרע בו, השמיים הם הגבול. לאחר בניית היעדים, יש לפרוט אותם למטרות. המטרות כבר יותר פרקטיות, ברמת הביצוע
- קהל היעד
חשוב מראש להגדיר מיהו קהל היעד לאירוע. האם מדובר בעובדי החברה? האם מדובר בלקוחות? או לקוחות פוטנציאליים? יש אירועים עסקיים שמיועדים גם לעובדים וגם ללקוחות ביחד, ויש אירועים עסקיים שמיועדים בכלל לקהל הרחב. הכל תלוי באופי האירוע והמטרות שלו, לדוגמא, באם האירוע תדמיתי ומיועד לקהל הרחב, התכלית שלו שונה מהותית מאירוע לעובדים או אירוע ייעודי ללקוחות החברה
- תכנון
שלב התכנון הוא קריטי להצלחת האירוע העסקי, החל מהגדרת תקציב ועד לפריסת פגישת התנעה, פגישות סטאטוס כל X זמן, חזרות גנרליות במידה וצריך. תכנון נכון של כלל השלבים, יוביל לאירוע מוצלח
- שותפים
ניתן לשלב שותפים אסטרטגיים בהפקת האירוע במידה ויש. על פי הגדרת מטרות האירוע, שותפים אסטרטגיים כמו חברות בעלות מוצרים משלימים, לדוגמא, יכולים גם לשאת בעלות הכוללת של האירוע ובכך להגדיל את התקציב, וליצור אירוע מושקע יותר.
- לוגיסטיקה
השלב הטכני, הלוגיסטי, התכלסי, הוא למעשה החלק הקריטי ביותר בהפקת האירוע. ניתן להיעזר בשלב הזה בשירותים של חברת הפקה. חשוב מאוד, לפרוט את השלבים הטכניים עד לפרט הקטן ביותר, לדוגמא, מקומות ישיבה, שי לאורחים בסיום האירוע, ואפילו כמות הפעמים שמנקים את השירותים תוך כדי האירוע.
בעת הפקת אירוע עסקי, ובשביל הצלחתו, חשוב להבין, כי מדובר בהפקה רצינית וחשובה, וכי משאבים נכונים שיושקעו בהפקה יניבו פירות לאירוע מוצלח.
